Polityka prywatności
Zachęcamy do zapoznania się z niniejszą Polityką prywatności, w której wyjaśniamy, zasady przetwarzania danych osobowych przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS.
Dbamy o bezpieczeństwo i poufność danych osobowych oraz przetwarzamy je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
· ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO),
· ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
· ustawą z dnia 15 czerwca 2018 r. o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi,
· innymi właściwymi przepisami prawa.
Administrator
Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa.
Z Administratorem można się skontaktować pisemnie, na adres siedziby lub mailowo pisząc na adres: zaiks@zaiks.org.pl.
Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych pisemnie, pisząc na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Dane osobowe” lub elektronicznie, na adres: iod@zaiks.org.pl
Kontakt do IOD
Inspektor Ochrony Danych – Ewa Kornacka, iod@zaiks.org.pl
Kategorie osób, cele i podstawy przetwarzania
Użytkownicy strony internetowej i serwisu ZAiKS
Dane przetwarzane są w następujących celach:
· zapewnienie bezpieczeństwa oraz prawidłowego funkcjonowania strony internetowej oraz serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa infrastruktury IT;
· obsługa zapytań kierowanych za pośrednictwem formularzy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – komunikacja z użytkownikami lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy;
· ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Osoby zapisane do newslettera
Dane osobowe przetwarzane są w celu przesyłania newslettera.
Podstawą przetwarzania jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgodę można wycofać w każdej chwili.
Kontrahenci, pełnomocnicy i przedstawiciele stron umów licencyjnych i o pobór wynagrodzenia
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
· zawieranie i realizacja umów licencyjnych lub o pobór wynagrodzenia – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 120 ust. 4 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
· weryfikacja umocowania do reprezentacji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji poprawności reprezentacji;
· ustalenie i weryfikacja zakresu prowadzonej działalności związanej z wykorzystaniem utworów lub zakresu ich wykorzystania przez stronę umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 120 ust. 4 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
· realizacja obowiązków księgowych i podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
· archiwizacja dokumentacji oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 120 ust. 4 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi.
Osoby wskazane do kontaktu w związku z umowami
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
· bieżącej komunikacji związanej z zawarciem i realizacją umowy licencyjnej lub umowy o pobór wynagrodzeń;
· organizacji i koordynacji działań związanych z realizacją umowy, w tym pozyskiwania informacji o zakresie i sposobie korzystania z utworów;
· archiwizacji dokumentacji oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 120 ust. 4 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi.
Osoby, których dane pozyskiwane są ze źródeł publicznie dostępnych
w związku z korzystaniem przez nie z twórczości
Dane mogą być pozyskiwane z:
· rejestrów publicznych (np. CEIDG, KRS),
· rejestrów administracyjnych (np. zezwoleń),
· ogólnodostępnych źródeł (np. Internet),
· działań terenowych związanych z monitorowaniem korzystania z utworów.
Cel:
· zawieranie i realizacja umów licencyjnych,
· weryfikacja korzystania z utworów,
· dochodzenie roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust 1 lit. b oraz f RODO.
Współpracownicy – dostawcy, usługodawcy
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
· zawierania i realizacji umów,
· bieżącej współpracy i kontaktu,
· realizacji obowiązków prawnych,
· dochodzenia roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.
Twórcy, wydawcy muzyczni, spadkobiercy i następcy prawni
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
· zawarcie i realizacja umów o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
· realizacja obowiązków wynikających z ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
· udzielanie licencji użytkownikom oraz ustalanie i wypłacanie wynagrodzeń – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
· realizacja obowiązków podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
· archiwizacja dokumentacji twórczości oraz prowadzenia dokumentacji repertuarowej – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu archiwum twórczości i dokumentacji działalności;
Udostępnianie danych kontaktowych podmiotom trzecim może następować na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (6 ust. 1 lit. a RODO).
Wnioskodawcy i beneficjenci programów (stypendia, dotacje, inicjatywy ZAiKS)
Dotyczy m.in. programów takich jak stypendia, dotacje i inne inicjatywy ZAiKS.
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
· rozpatrywania wniosków – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane przed zawarciem umowy;
· weryfikacja wniosku - art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający przede wszystkim na zapewnieniu jego poprawności;
· zawarcie i realizacja umów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
· realizacja wypłat oraz wykonanie obowiązków podatkowych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
· publikacja informacji o laureatach oraz ich wizerunków – art. 6 ust. 1 lit. a (na podstawie zgody), zgoda może być wycofana w każdej chwili;
· prowadzenie dokumentacji i archiwum – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Użytkownicy serwisu zaiks.online
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
· zakładania i prowadzenia kont użytkowników,
· obsługi rozliczeń i dokumentacji,
· zawierania i realizacji umów licencyjnych,
· nadawania dostępów pracownikom użytkowników,
· zapewnienia bezpieczeństwa systemów IT.
Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.
Osoby korzystające z Domów Pracy Twórczej
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
· realizacji umowy zakwaterowania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
· wystawiania faktur i realizacji obowiązków podstawowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
· dochodzenia i obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Osoby objęte monitoringiem wizyjnym
Nagrania przetwarzane są w celu:
· zapewnienia bezpieczeństwa,
· ochrony mienia,
· kontroli dostępu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przechowywania: do 3 miesięcy (lub dużej w przypadku prowadzonych postępowań).
Osoby kontaktujące się telefonicznie
Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane w celu:
· zapewnienia wysokiej jakości obsługi,
· dokumentowania przebiegu rozmów,
· rozpatrywania zgłoszeń i reklamacji,
· ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na:
· zapewnieniu odpowiedniej jakości obsługi,
· możliwości weryfikacji przebiegu rozmów telefonicznych,
· rozpatrywaniu zgłoszeń i reklamacji,
· ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
Osoby kontaktujące się telefonicznie z ZAIKS-em są informowane o nagrywaniu rozmowy.
Okres przechowywania: do 3 miesięcy.
Kandydaci do pracy (procesy rekrutacji)
Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221 Kodeksu pracy.
Dane mogą być również przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
Dane kandydatów w przypadku niezatrudnienia będą przechowywyane przez okres do 3 lat od zakończenia procesu rekrutacyjnego, co wynika z prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
Pozostałe informacje o przetwarzaniu danych osobowych
Źródła pozyskiwania danych
Dane osobowe mogą być pozyskiwane:
· bezpośrednio od osób, których dane dotyczą,
· od podmiotów reprezentujących te osoby,
· z publicznych rejestrów takich jak KRS lub CEIDG, innych publicznie dostępnych źródeł w przypadku monitorowania korzystania z twórczości
· od podmiotów współpracujących z Administratorem.
Zakres przetwarzanych danych
ZAiKS jako Administrator może przetwarzać w szczególności:
· dane identyfikacyjne,
· dane kontaktowe,
· dane zawodowe (np. stanowisko, działalność),
· dane finansowe,
· dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej.
Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
· podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (IT, księgowość, audyt, archiwizacja),
· kancelariom prawnym,
· operatorom pocztowym i kurierskim,
· bankom i ubezpieczycielom,
· organom administracji publicznej,
· organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi,
· innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Transfer danych poza obszar EOG
Dane mogą być przekazywane poza obszar EOG, w szczególności
w związku ze współpracą z zagranicznymi organizacjami zbiorowego zarządzania. Przekazywanie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych.
Okres przetwarzania danych
Dane przechowywane są przez okres:
· obowiązywania umów,
· wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
· przedawnienia roszczeń,
· związany z ochroną praw autorskich (także po ich wygaśnięciu
w zakresie dokumentacyjnym),
· do momentu cofnięcia zgody.
Prawa osób
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do:
· dostępu do danych i ich sprostowania,
· usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
· przenoszenia danych,
· ograniczenia przetwarzania,
· wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
· cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.
Administrator udziela odpowiedzi na zgłoszenie w terminie do miesiąca od jego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.
Dodatkowo przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że wynika to z przepisów prawa lub odrębnych regulaminów.
Środki bezpieczeństwa
ZAiKS jako administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności – kontrolę dostępów do systemów informatycznych, - szyfrowanie transmisji danych, - systemy kopii zapasowych, - procedury zarządzania uprawnieniami, - procedury reagowania na incydenty.
Podanie danych
Podanie danych może być:
· obowiązkiem ustawowym,
· warunkiem zawarcia umowy,
· dobrowolne w przypadku zgody.
Niepodanie danych może uniemożliwić realizację określonych celów.
Strona internetowa ZAiKS wykorzystuje pliki cookie. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookie, ich celów oraz zasad zarządzania nimi znajdują się w Polityce cookies.
Zmiana Polityki Prywatności
ZAiKS zastrzega prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu przetwarzanych danych lub stosowanych rozwiązań organizacyjnych.
Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 19 maja 2026 roku.