Informacja o danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS wersja dla następców prawnych autorów

W celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 roku o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS państwa danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem pani/pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON – 000775184 (ZAiKS).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, kontakt: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

Stowarzyszenie Autorów ZAiKS przetwarza dane osobowe następcy prawnego autora w następujących celach:

• wykonywanie i realizacja umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi zawartej pomiędzy następcą prawnym autora a Stowarzyszeniem Autorów ZAiKS;
• udzielanie użytkownikom licencji na korzystanie z twórczości autora, do której następca prawny autora jest uprawniony;
• ustalanie wysokości i dochodzenie wynagrodzenia należnego następcy prawnemu autora oraz prowadzenie kontroli jego prawidłowego naliczania;
• dochodzenie oraz zabezpieczanie roszczeń związanych z wykonywaniem umów licencyjnych, jak również z naruszaniem autorskich praw majątkowych, do których uprawniony jest następca prawny autora;
• ustalenie zasad naliczania i wysokości oraz dochodzenie roszczeń, także z tytułu korzystania z utworów nie wymagającego zgody następcy prawnego autora w zakresie, w którym następcy prawnemu służy jedynie prawo do wynagrodzenia oraz dochodzenia roszczeń informacyjnych oraz związanych z tym korzystaniem;
• dochodzenie opłat, pobranych przez uprawnione do tego organizacje, od importerów i producentów urządzeń umożliwiających kopiowanie egzemplarzy utworów dla własnego użytku osobistego oraz związanych z nimi nośników;
• monitorowanie sposobu wykorzystywania autorskich praw majątkowych, do których uprawniony jest następca prawny autora;
• rejestracja utworów, których autorem lub współautorem jest autor, a do których obecnie uprawniony jest następca prawny autora;
• obliczenie i przekazanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienie dokumentu PIT;
• świadczenie na rzecz następcy prawnego usług związanych z zakwaterowaniem w Domach Pracy Twórczej należących do Stowarzyszenia Autorów ZAiKS;
• archiwizacja i prowadzenie dokumentacji w zakresie praw autorskich do twórczości autora, do których obecnie jest uprawniony następca prawny;
• wypełnianie zadań nałożonych przez ustawę o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, w szczególności w zakresie informowania o repertuarze zarządzanym przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS;
• za zgodą następcy prawnego – celem przetwarzania danych osobowych jest również możliwość udostępniania danych kontaktowych następcy prawnego podmiotom zainteresowanym wykorzystaniem autorskich praw majątkowych, do których następca prawny autora jest uprawniony (w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie);
• za zgodą następcy prawnego - celem przetwarzania danych osobowych jest możliwość udostępniania danych kontaktowych osobom, których prawami autorskimi zarządza Stowarzyszenie Autorów ZAiKS.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Stowarzyszenie Autorów ZAiKS przetwarza dane osobowe następcy prawnego autora na następujących podstawach prawnych:

• w zakresie celów wskazanych w pkt. 1-9 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest umowa o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi oraz obowiązki prawne ciążące na ZAiKS-ie wynikające z art. 51, 87, 89 i 120 ust. 3 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 10 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są świadczone przez ZAiKS usługi zakwaterowania;
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 11 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS-u (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), polegający na prowadzeniu archiwum twórczości i kultury, które ma za zadanie zachowanie informacji o twórcach, stworzonych przez nich utworach oraz o sposobie wykorzystywania twórczości. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na prywatność oraz na prawa i wolności następcy prawnego autora. Po rozważeniu interesów następcy prawnego autora i Stowarzyszenia Autorów ZAiKS, Stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na prawa i wolności autora, a przetwarzanie to nie ingeruje zbytnio w prywatność następcy prawnego autora;
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 12 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na ZAiKS-ie wynikający z art. 51 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 13 i 14 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda następcy prawnego.

Komu Stowarzyszenie Autorów ZAiKS będzie udostępniało dane osobowe autora?

Stowarzyszenie Autorów ZAiKS udostępnia dane osobowe autora następującym kategoriom podmiotów (tzw. odbiorcom danych osobowych):

• użytkownikom w związku z korzystaniem z twórczości autora – dla celów identyfikacji repertuaru zarządzanego przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS;
• organom podatkowym w związku z koniecznością obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT;
• sądom i prokuraturom w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń związanych z bezumownym korzystaniem z twórczości;
• kancelariom prawnym świadczącym na rzecz Stowarzyszenia Autorów ZAiKS usługi prawne;
• podmiotom chcącym skorzystać z twórczości autora w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS – jedynie za zgodą następcy prawnego;
• osobom, których prawami autorskimi zarządza Stowarzyszenie Autorów ZAiKS – jedynie za zgodą następcy prawnego;
• podmiotom świadczącym na rzecz Stowarzyszenia Autorów ZAiKS usługi księgowe i audytorskie;
• podmiotom świadczącym na rzecz Stowarzyszenia Autorów ZAiKS usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym;
• operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmiotu usług na rzecz Stowarzyszenia Autorów ZAiKS;
• podmiotom, z którymi Stowarzyszenie Autorów ZAiKS zawarło umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• organizacjom zbiorowego zarządzania uczestniczącym w systemie zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi, w tym w szczególności innym organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi mającymi siedzibę w Polsce lub zagranicznym organizacjom zbiorowego zarządzania oraz organizacjom międzynarodowym zajmującym się ochroną praw i interesów uprawnionych (np. CISAC, GESAC).

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich udostępniania może być różny.

Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Dane osobowe następcy prawnego będą przechowywane przez cały okres obowiązywania autorskich praw majątkowych, tj. przez 70 lat po śmierci autora, którego autorskie prawa majątkowe przysługują obecnie następcy prawnemu.

W celach archiwizacyjnych dane osobowe następcy prawnego będą przechowywane bezterminowo.

Czy następca prawny ma prawo dostępu do swoich danych osobowych?

Każdy następca prawny ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każdy następca prawny ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych jest możliwy:

• drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
• bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenia Autorów ZAiKS.

Czy następca prawny ma prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy następca prawny ma prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS?

Tak, w każdej chwili następca prawny ma prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

Czy następca prawny ma prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza Stowarzyszenie Autorów ZAiKS?

Tak, w każdej chwili następca prawny ma prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza Stowarzyszenie Autorów ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy następca prawny jest zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez następcę prawnego danych osobowych jest zarówno wymogiem ustawowym, jak i umownym. Brak podania danych osobowych przez następcę prawnego uniemożliwi Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS realizację umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi, jak również uniemożliwi wypełnianie obowiązków związanych z obliczeniem i przekazaniem należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT.