Rok głębokich zmian w inkasie terenowym

Ostatni rok to czas ogromnych zmian w strukturach terenowych ZAiKS-u. Od początku stycznia 2024 rokuprzestały istnieć dyrekcje okręgowe ZAiKS-u jako niezależne jednostki organizacyjne. Ich miejsce zajęło pięć zespołów ds. licencjonowania podlegających bezpośrednio wydziałowi inkasa terenowego.

Pozwoliło to wreszcie na dopasowanie struktury terenowej ZAiKS-udo podziału administracyjnego Polski. Każdy z zespołów obejmuje trzy województwa, a inspektorzy odpowiadają za działalność na terenie przypisanych im powiatów. Taki podział pozwala określić, jakich wpływów z inkasa Stowarzyszenie oczekuje od każdego z zespołów i każdego z inspektorów w ciągu każdego półrocza. Centralizacja struktur lokalnych ułatwi też ustandaryzowanie procedur obsługi klienta, które zostały przygotowane i opisane. Powinniśmy korzystać z najlepszych wypracowanych dotychczas doświadczeń, ale działać w każdym miejscu w Polsce w sposób jednolity i zrozumiały dla użytkownika.

Ważnym elementem zmian organizacyjnych jest stworzenie centralnej bazy kontrahentów, w której znajdują się wszystkie informacje o klientach ZAiKS-u obsługiwanych przez struktury lokalne. Dotychczas w każdej dyrekcji okręgowej funkcjonowały osobne bazy danych, a dane dotyczące tego samego użytkownika działającego na terenie różnych dyrekcji dublowały się, a nawet bywały sprzeczne. Funkcjonowanie nowej struktury terenowej wymaga dobrej jakości informacji o użytkownikach i dostępu do niej dla wszystkich zaangażowanych pracowników. To także pierwszy krok do nowoczesnego zarządzania relacjami z klientem zainteresowanym licencjami oferowanymi przez nasze stowarzyszenie.

PRZEGLĄD I UPROSZCZENIE PROCEDUR WEWNĘTRZNYCH

W ciągu ostatnich kilku miesięcy zmapowano czynności dokonywane przez poszczególne typy podmiotów funkcjonujących w ramach inkasa terenowego (od inspektorów, przez dyrekcje okręgowe, po Wydział Inkasa Terenowego). Dokładne poznanie procesów pozwoliło na wskazanie czynności, które mogą być zautomatyzowane, oraz wyeliminowanie aktywności niepotrzebnie się powtarzających. To punkt wyjścia do uproszczenia procedur działania struktur terenowych, ich standaryzacji i ich możliwej cyfryzacji. Niektóre z procesów są od stycznia tego roku obsługiwane wyłącznie centralnie. Szczególne znaczenie będzie to miało w przypadku windykacji należności, czyli wynagrodzeń należnych uprawnionym na podstawie umów z użytkownikami, ale przez nich z różnych przyczyn niezapłaconych. Celem tego procesu jest podniesienie efektywności windykacji, ale także zdjęcie części biurokratycznych obowiązków z barków inspektorów terenowych, by mogli oni skoncentrować się na swojej najważniejszej działalności, czyli pozyskiwaniu nowych źródeł inkasa.

NOWE ŹRÓDŁA INFORMACJI O UŻYTKOWNIKACH DLA INSPEKTORÓW TERENOWYCH

Podniesieniu wydajności systemu licencyjnego w przyszłości służyć będzie wyposażenie inspektorów w dodatkowe źródła informacji o organizowanych imprezach muzycznych, w tym imprezach zamkniętych oraz punktach usługowych, w których dochodzi do publicznego odtwarzania muzyki. W 2023 roku ZAiKS nawiązał współpracę ze spółką-córką niemieckiej Gemy – Meslis. Oferuje ona aplikację pozyskującą dane dotyczące korzystania z muzyki dzięki analizie stron mediów społecznościowych (tzw. scraping), które zawierają ogłoszenia o planowanych eventach. Produkt Meslisa został wybrany po analizie wszystkich podobnych rozwiązań istniejących na rynku. Jest on wykorzystywany przez kilka zaprzyjaźnionych europejskich ozz-ów m.in. w Niemczech, Holandii, Wielkiej Brytanii i Szwecji. Inspektorzy ZAiKS-u będą dostawać wyłącznie informacje o imprezach muzycznych i punktach usługowych, z którymi na danym terenie nie zawarli jeszcze umów licencyjnych. W pierwszym roku korzystania z aplikacji Meslisa uzyskamy także informacje o zdarzeniach z ostatnich sześciu lat, które skutkowały powstaniem obowiązku licencyjnego. Celem jest oczywiście zwiększenie wpływów z inkasa (także przez ściągnięcie przynajmniej części nieprzedawnionych należności z ostatnich lat) i lepsza kontrola rynku.

Nowe rozwiązanie zostanie połączone z istniejącą aplikacją, którą inspektorzy wykorzystują do zapisywania informacji o istniejących i potencjalnych użytkownikach korzystających z repertuaru ZAiKS-u. Pozwoli to na stworzenie precyzyjnej mapy podmiotów, którym należy oferować nasze licencje, zwalniając jednocześnie inspektorów z samodzielnego szukania kontrahentów w internecie czy innych źródłach informacji. 

PORZĄDKI W DZIAŁALNOŚCI LICENCYJNEJ 

W 2023 roku rozpoczęto porządkowanie działalności licencyjnej prowadzonej w terenie. Zaczęliśmy centralnie zawierać i obsługiwać umowy z kluczowymi kontrahentami obejmującymi duże ponadregionalne sieci handlowe i organizatorów wydarzeń ogólnopolskich. Pozwoliło to obniżyć koszty pozyskania inkasa. Podobny skutek wywołało przeniesienie do Wydziału Licencji i Inkasa kompetencji w zakresie zawierania i obsługi umów z niewielkimi, lokalnymi nadawcami i operatorami kablowymi. Dodatkowo w ten sposób obsługa wszystkich użytkowników korzystających z praw na tych polach eksploatacji jest realizowana w jednolity sposób w ramach całego Stowarzyszenia. 

W 2023 roku rozpoczęto ponadto akcję wymiany umów licencyjnych z hotelami, oferując wszystkim podmiotom z tej branży – zgodnie z zatwierdzoną przez Komisję Prawa Autorskiego tabelą wynagrodzeń – umowy na publiczne odtwarzanie w miejsce dotychczas stosowanych umów na reemisję, które przynoszą znacznie mniejsze przychody. Jedną z metod ułatwiających bardziej efektywne licencjonowanie, którą także w tym wypadku coraz częściej wykorzystujemy, jest zawieranie porozumień ze zrzeszeniami użytkowników. W przypadku hoteli naszym partnerem jest Izba Hotelarstwa Polskiego. Podobna akcja porządkująca rynek, ale w miarę możliwości w koncyliacyjny sposób, prowadzona jest także wobec operatorów kin. 

W bieżącym roku Stowarzyszenie będzie konsekwentnie obejmowało lepszą kontrolą kolejne branże korzystające z muzyki, skupiając się m.in. na branży koncertowej. Pożyteczną rolę w tym obszarze zaczęło odgrywać podpisane jeszcze w 2021 roku porozumienie ze Stowarzyszeniem Organizatorów Imprez Artystycznych i Rozrywkowych (SOAIR), które skupia największych organizatorów imprez w Polsce, którzy to mają obowiązek informowania o planowych wydarzeniach, jak i przekazywania programów w wersji elektronicznej. Skutkiem jest także łatwiejsze prowadzenie przez ZAiKS kontroli wpływów z wynagrodzeń autorskich. 

NOWA PLATFORMA SPRZEDAŻY LICENCJI ONLINE 

W 2023 roku zaczęły się prace nad nową platformą internetową służąca do sprzedaży licencji za pośrednictwem internetu. Jej uruchomienie jest planowane w II kwartale 2024 roku. Punktem wyjścia było uproszczenie stosowanych wzorców umów i uczynienie ich bardziej zrozumiałymi dla użytkowników. Już to uprości proces licencjonowania i zapewni jego jednolitość, eliminując także większość błędów popełnianych przez inspektorów w sytuacji, gdy samodzielnie przygotowywali umowę. Docelowo system umożliwi przeprowadzenie całego procesu zawarcia i rozliczenia umowy online – od złożenia wniosku o jej zawarcie przez użytkownika po zapłatę wynagrodzenia z wykorzystaniem wszystkich dostępnych nowoczesnych metod płatności. Rozszerzone zostaną także możliwości składania dokumentacji rozliczeniowo-podziałowej online. Z jednej strony chodzi o wygodę użytkowników, z drugiej o ograniczenie kosztów działalności inkasowej, skrócenie czasu obsługi m.in. ze względu na wyeliminowanie tradycyjnego obiegu dokumentów oraz podniesienie jakości danych wykorzystywanych w procesie repartycji wynagrodzeń. Zaproponowanie tego rodzaju rozwiązań pozwoli użytkownikom przekonać się w praktyce, że Stowarzyszenie jest podmiotem nowoczesnym i dbającym o jakość ich obsługi. Proces przechodzenia do zawierania umów online – z pewnością rozciągnięty w czasie – umożliwi też w pewnym stopniu ograniczenie fizycznej obsługi użytkowników przez pracowników ZAiKS-u w niektórych, zwłaszcza mniejszych, miastach.

NOWOCZESNE NARZĘDZIA MARKETINGOWE 

ZAiKS przygotowuje także szereg narzędzi marketingowych do wykorzystania w relacjach z potencjalnymi klientami. Jednym z nich będzie kampania medialna pokazująca, jakie znaczenie dla prowadzenia działalności gospodarczej ma korzystanie z dobrej muzyki. Umożliwia ona świadomym przedsiębiorcom zwiększenie zysków ze swojej działalności w skali wydatnie przewyższającej koszty licencji. Inspektorzy terenowi zostaną również wyposażeni w krótkie, proste materiały informujące o działalności ZAiKS-u, istocie udzielanych licencji, jej kosztach i zasadach ich zawierania. Użytkownicy i sami pracownicy wielokrotnie narzekali na brak takich materiałów. ZAiKS będzie bardziej widoczny na różnego rodzaju targach i imprezach branżowych, na których do tej pory obecni byli wyłącznie dostawcy tzw. free-music. Kompleksowa strategia kształtowania relacji ZAiKS-u z lokalnymi użytkownikami zostanie opracowana w 2024 roku, a jej elementem będzie także analiza funkcjonowania dostawców tzw. free-music. Za pomocą nowoczesnych narzędzi marketingowych możemy z nimi konkurować nie tylko jakością naszego repertuaru. 

W 2024 roku reforma sposobu działania ZAiKS-u w terenie jest i będzie kontynuowana. Dobre dla twórców jest to, że zmieniamy nasz sposób funkcjonowania w czasie, gdy po pandemii wpływy z inkasa terenowego są wysokie. Wiele z rozpoczętych procesów wymaga zakończenia, dalszej pracy i doskonalenia. Strategia zmian struktur terenowych jest kompleksowa, dla Stowarzyszenia to dobra lekcja horyzontalnej współpracy różnych wydziałów (inkasa terenowego, informatycznego, komunikacji, księgowości i prawnego). Jest też praktyczną nauką działania projektowego, typowego dla nowoczesnych organizacji, ze skupieniem na poszczególnych zadaniach, harmonogramach ich realizacji, podziale obowiązków i odpowiedzialności. To wartość dodana dla ZAiKS-u na przyszłość. 

Reforma dotyczy struktur, procedur, narzędzi (informatycznych i marketingowych), ale przede wszystkim ludzi. Celem jest inkaso terenowe, które będzie bardziej efektywne, tańsze, nowoczesne i lepiej postrzegane przez użytkowników. Jak pisał Mark Twain: „Aby zerwać z nawykiem, wyrób sobie inny, który go wymaże”.