Załatwisz to na zaiks.online

Obecnie w większość spraw można załatwić w internecie, co w dużej mierze przekłada się na oszczędność czasu. Warto jednak wiedzieć, że za każdą udaną cyfryzacją kryje się praca wielu zespołów – programistów, redaktorów, prawników. Serwis zaiks.online ma już prawie 13 lat – dla środowiska twórców jego powstanie było ważnym i bardzo potrzebnym wydarzeniem. Przez kilka pierwszych lat jego istnienia załatwianie większości spraw związanych ze zbiorowym zarządem i tak wymagało zaangażowania biura, wizyt w siedzibie Stowarzyszenia lub dyrekcji okręgowej. Zbudowany przez ZAiKS system wykonywał tytaniczną pracę zbierania i prezentacji danych finansowych twórców, zbierania danych od instytucji korzystających z pracy twórców, jednak ani stan prawny, ani technologiczny nie dawały możliwości szybkiego rozszerzenia jego funkcjonalności.

Królowa funkcji – rejestracja online

Przełom nastąpił w 2016 roku, wtedy to ZAiKS udostępnił możliwość rejestracji utworów online. Funkcja umożliwia rejestrację utworów oryginalnych stworzonych przez żyjących twórców, od maja 2023 można rejestrować opracowania. W tym kontekście warto zaznaczyć, że każda funkcja składa się z elementów prawnych, technologicznych i organizacyjnych. Dziś, dzięki rozwojowi serwisu, możliwa jest zdalna rejestracja nawet pierwszego utworu – coś, co kiedyś wydawało się niemożliwe ze względów prawnych (np. wymagany podpis pod deklaracjami dotyczącymi podatków czy słynna fortepianówka). Mało tego, możliwa jest rejestracja utworów z udziałem zagranicznych twórców – zajmuje to maksymalnie 30 dni, podczas których zagraniczne organizacje mogą sprostować lub potwierdzić dane. Możliwa jest również rejestracja opracowania utworów autorów żyjących lub autorów dzieł, które trafiły do domeny publicznej. Podczas rejestracji utworu można zaznaczyć, że użyto w nim sampli. Warto nadmienić, że obecnie rejestracja trwa o wiele krócej niż kiedyś, ponieważ nie muszą w niej uczestniczyć rzeczoznawcy. Oczywiście nie muszą, jeśli sytuacja jest jasna. Jeśli zachodzą jakiekolwiek podejrzenia o „uderzające podobieństwo” do innego utworu, rzeczoznawca jest konieczny. Rzeczoznawcom przekazujemy też opracowania twórcze utworów niechronionych (z domeny publicznej), ponieważ trzeba stwierdzić, czy jest to opracowanie i przyznać udział, który mieści się w widełkach 15-85%. W ramach ulepszania serwisu planowana jest możliwość rejestracji utworów przez spadkobierców oraz specjalna sekcja dla wydawców, która będzie zawierać wszystkie niezbędne narzędzia do zarządzania repertuarem reprezentowanych twórców.

Wszytko dla twórców

W dzisiejszych czasach twórca często spędza tyle samo czasu na tworzeniu, co na organizowaniu swojej aktywności, zarządzaniu prawami i kontrolą wykorzystania pracy. Dlatego ZAiKS w systemie zaiks.online wprowadził kilka kluczowych udogodnień odciążających twórcę w formalnych sprawach. Najpierw pojawiła się możliwość zdalnego potwierdzania i edycji danych osobowych. W zarządzaniu prawami autorskimi kwestia aktualności i dokładności tych danych jest bardzo ważna. Teraz można je zmieniać zdalnie i bezpiecznie za pomocą systemu cyfrowej autoryzacji mojeID. W codziennym zarządzaniu ta usługa jest dla wielu niezbędna. System zaiks.online regularnie się rozwija. Nowe funkcje są dodawane na podstawie informacji zwrotnych ze strony użytkowników. Jedną z takich długo postulowanych funkcji jest zgłaszanie koncertów. Jeśli jesteś twórczynią/twórcą i wiesz, że twoje kompozycje zostały użyte na jakiejś imprezie, koncercie, w programie czy w audycji – to wystarczy to zgłosić. Mało tego, można zgłaszać wydarzenia, które odbyły się kilka lat temu. Jeśli istnieje dokumentacja, do której można dotrzeć, to ZAiKS spróbuje takie wydarzenie rozliczyć. Z punktu widzenia UX, czyli sztuki dostosowywania interfejsu do potrzeb użytkownika, zaiks.online przeszedł terapię szokową. Zmieniło się wszystko. Teraz serwis jest czytelny, przejrzysty i nowoczesny. Użytkownik przede wszystkim jest na bieżąco informowany o statusie jego spraw. Każdy etap rejestracji utworu jest widoczny na liście i na bieżąco aktualizowany. Jeśli są problemy z rejestracją – od razu to widać i można uzupełnić wniosek o brakujące informacje (oczywiście wszystko przez internet).

Pieniądze, wnioski i podatki

System ZAiKS-u ma charakter systemu bankowego. Zarówno pod względem bezpieczeństwa danych, jak i podstawowych funkcji analitycznych. Każdy twórca może przejrzeć strukturę dochodów, przeprowadzić prostą analizę tego, skąd płyną dochody, które utwory i gdzie zarabiają. Można śledzić pola wykorzystania, media i katalogi utworów. Dla członków Stowarzyszenia stworzono sekcję z wnioskami, za pomocą której można zwrócić się o wypłatę zaliczki czy zmienić wysokość zaliczki podatkowej. Lista dostępnych usług wciąż rośnie. Wszystkie komunikaty i status spraw widoczne są w panelu startowym. Nawet PIT można pobrać cyfrowo. System zaiks.online wciąż będzie się rozwijać, bo świat, w którym funkcjonują twórcy, wciąż się zmienia. Dzisiejszy ZAiKS mierzy się z wyzwaniami, ale i z sukcesem stawia im czoła. Wkrótce zaiks.online będzie miał nowe funkcje, o których na pewno napiszemy.