Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS wersja dla twórców, którzy nie zawarli ze Stowarzyszeniem umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi

(wersja 61.3)

Szanowni Państwo,

w celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 r. o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS Państwa danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy
o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON 000775184 („ZAiKS”).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, adres e-mail: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

1. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Stowarzyszeniu w postaci konieczności zarządzania twórczością wykorzystywaną przez nadawców radiowych, nadawców telewizyjnych, operatorów telewizji kablowych oraz operatorów platform internetowych,
2. potwierdzenie autorstwa utworu,
3. udzielanie użytkownikom licencji na korzystanie z twórczości Pani/Pana autorstwa,
4. ustalanie wysokości i dochodzenie należnego Pani/Panu wynagrodzenia oraz prowadzenie kontroli jego prawidłowego naliczania,
5. dochodzenia oraz zabezpieczenia roszczeń związanych z wykonywaniem umów licencyjnych, jak również z naruszaniem praw do utworów Pani/Pana autorstwa,
6. ustalenia zasad naliczania i wysokości oraz dochodzenie roszczeń, także z tytułu korzystania z utworów niewymagającego Pani/Pana zgody w zakresie, w którym służy Pani/Panu jedynie prawo do wynagrodzenia oraz dochodzenia roszczeń informacyjnych związanych z tym korzystaniem,
7. dochodzenia opłat, pobranych przez uprawnione do tego organizacje, od importerów i producentów urządzeń umożliwiających kopiowanie egzemplarzy utworów dla własnego użytku osobistego oraz związanych z nimi nośników,
8. monitorowania sposobu wykorzystywania utworów Pani/Pana autorstwa,
9. rejestracji utworów, których jest Pani/Pan współautorem,
10. obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT,
11. podawania do publicznej wiadomości zakresu repertuaru ZAiKS zgodnie z obowiązującymi przepisami,
12. wypełniania zadań nałożonych przez ustawę o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, w szczególności w zakresie informowania o repertuarze zarządzanym przez ZAiKS,
13. archiwizacyjnych i prowadzenia dokumentacji w zakresie twórczości Pani/Pana autorstwa.

 Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe na następujących podstawach prawnych:

1. w zakresie celów wskazanych w pkt 1-10 powyżej podstawą prawną jest przepis prawa, w tym w szczególności obowiązki prawne ciążące na ZAiKS wynikające z art. 51, 87, 89 i 120 ust. 3 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi,
2. w zakresie celu wskazanego w pkt 11 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), polegający na podawaniu do wiadomości publicznej zakresu repertuaru ZAiKS. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na Pani/Pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważaniu interesów Pani/Pana i ZAiKS, Stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na Pani/Pana prawa i wolności, a także nie ingeruje zbytnio w Pani/Pana prywatność,
3. w zakresie celu wskazanego w pkt 12 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na ZAiKS wynikający z art. 51 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi,
4. w zakresie celu wskazanego w pkt 13 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS (art. 6 ust. 1 pkt f RODO) polegający na prowadzeniu archiwum twórczości i kultury, które ma za zadanie zachowanie informacji o twórcach, stworzonych przez nich utworach oraz o sposobie wykorzystywania twórczości. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na Pani/Pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważaniu interesów Pani/Pana i ZAiKS, Stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na Pani/Pana prawa i wolności, a także nie ingeruje zbytnio w Pani/Pana prywatność.

Komu ZAiKS będzie ujawniał Pani/Pana dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać Pani/Pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów, tzw. odbiorcom danych:

1. użytkownikom w związku z korzystaniem z Pani/Pana twórczości – dla celów identyfikacji repertuaru zarządzanego przez ZAiKS,
2. organom podatkowym w związku z koniecznością obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT,
3. sądom i prokuraturom w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń związanych z bezumownym korzystaniem z twórczości,
4. kancelariom prawnym świadczącym na rzecz ZAiKS usługi prawne,
5. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi księgowe i audytorskie,
6. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym,
7. operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS,
8. podmiotom, z którymi ZAiKS zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych,
9. organizacjom zbiorowego zarządzania uczestniczącym w systemie zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich udostępniania może być różny.

Czy ZAiKS będzie przekazywał dane osobowe poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego
(tj. poza terytorium Unii Europejskiej, terytorium Islandii, Norwegii i Lichtensteinu)?

Z uwagi na nawiązanie współpracy międzynarodowej z innymi organizacjami zbiorowego zarządzania i korzystanie z narzędzi informatycznych, za pomocą których możliwa jest wymiana informacji o repertuarze, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazywanie danych osobowych następuje na mocy odpowiednich klauzul umownych. ZAiKS informuje o możliwości otrzymania kopii przekazywanych danych osobowych.

 Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania autorskich praw majątkowych, tj. przez okres Pani/Pana życia oraz 70 lat po Pani/Pana śmierci. W celach archiwizacyjnych Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane bezterminowo.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma Pani/Pan ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych jest możliwy:

1. drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
2. bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenia Autorów ZAiKS.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Brak podania danych osobowych uniemożliwi ZAiKS realizację wypłaty należnych mu wynagrodzeń autorskich, jak również uniemożliwi wypełnianie obowiązków związanych z obliczeniem i przekazaniem należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT.