Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS wersja dla pełnomocników uprawnionych

(wersja 71.1)

Szanowni Państwo,

w celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 r. o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS Państwa danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON 000775184 („ZAiKS”).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, adres e-mail: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu jego identyfikacji.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

W zakresie celu wskazanego powyżej podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez ZAiKS jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), polegający na identyfikacji osoby, którą uprawniony upoważnił do reprezentacji przed ZAiKS. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na Pani/Pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważeniu interesów Pani/Pana i ZAiKS, Stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na Pani/Pana prawa i wolności oraz nie ingeruje zbytnio w Pani/Pana prywatność.

Komu ZAiKS będzie ujawniał Pani/Pana dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać Pani/Pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów, tzw. odbiorcom danych osobowych:

1. użytkownikom w związku z korzystaniem z twórczości uprawnionego- Pani/Pana mocodawcy – dla celów identyfikacji repertuaru zarządzanego przez ZAiKS; obowiązek ujawniania tych danych nakłada art. 51 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi,
2. sądom i prokuraturom w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń związanych z bezumownym korzystaniem z twórczości,
3. kancelariom prawnym świadczącym na rzecz ZAiKS usługi prawne,
4. podmiotom chcącym skorzystać z praw autorskich uprawnionego w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzania prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS – jedynie za Pani/Pana zgodą,
5. osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS – jedynie za Pani/Pana zgodą,
6. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi księgowe i audytorskie,
7. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym,
8. operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS,
9. podmiotom, z którymi ZAiKS zawarło umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych,
10. organizacjom zbiorowego zarządzania uczestniczącym w systemie zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi oraz innym podmiotom, które na zlecenie ZAiKS dokonują inkasa wynagrodzeń, w tym w szczególności innym organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi mającymi siedzibę w Polsce lub zagranicznym organizacjom zbiorowego zarządzania oraz organizacjom międzynarodowym zajmującym się ochroną praw i interesów uprawnionych (np. CISAC, GESAC).

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich ujawniania może być różny.

Czy ZAiKS będzie przekazywał dane osobowe poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tj. poza terytorium Unii Europejskiej, terytorium Islandii, Norwegii i Lichtensteinu)?

Z uwagi na nawiązanie współpracy międzynarodowej z innymi organizacjami zbiorowego zarządzania i korzystanie z narzędzi informatycznych, za pomocą których możliwa jest wymiana informacji o repertuarze, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazywanie danych osobowych następuje na mocy odpowiednich klauzul umownych lub innych właściwych mechanizmów prawnych, w szczególności zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. ZAiKS informuje o możliwości uzyskania kopii przekazanych danych osobowych.

Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania autorskich praw majątkowych, tj. przez okres życia twórcy oraz 70 lat po jego śmierci.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli zachodzą ku temu podstawy faktyczne i prawne. Dostęp do danych jest możliwy:

1. drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
2. bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenia Autorów ZAiKS.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy mam prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości uprawnionego-mocodawcy w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS?

Tak, w każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

Czy mam prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS?

Tak, w każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

 Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych przez uniemożliwi ZAiKS identyfikację osoby upoważnionej przez uprawnionego do jego reprezentacji przed ZAiKS.