Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS wersja dla kontrahentów będących osobami fizycznymi – art. 13 RODO

(wersja 21.3)

Szanowni Państwo,

w celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 r. o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS Państwa danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON – 000775184 („ZAiKS”).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, adres e-mail: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

1. wykonywania umowy licencyjnej zawartej pomiędzy Panią/Panem a ZAiKS, w tym w szczególności w celu umożliwienia Pani/Panu korzystania z utworów w sposób przewidziany w umowie licencyjnej oraz w celu obliczenia i poboru należnych wynagrodzeń autorskich,
2. monitorowania sposobu korzystania przez Panią/Pana z utworów wchodzących w skład repertuaru ZAiKS,
3. wystawienia faktury VAT w związku z zawartą umową licencyjną,
4. dochodzenia i obrony roszczeń.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza Pani/Pana dane osobowe na następujących podstawach prawnych:

1. w zakresie celów wskazanych w pkt 1, 2 i 4 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest umowa licencyjna oraz obowiązek prawny ciążący na ZAiKS wynikający z art. 120 ust. 4 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi,
2. w zakresie celu wskazanego w pkt 3 podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek wynikający z przepisu prawa, tj. obowiązek podatkowy.

Komu ZAiKS będzie ujawniał Pani/Pana dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać Pani/Pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów:

1. kancelariom prawnym świadczącym na rzecz ZAiKS usługi prawne,
2. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi księgowe lub audytorskie oraz windykacyjne,
3. podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym,
4. operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS,
5. podmiotom, z którymi ZAiKS zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich ujawniania może być różny.

 Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania zawartej umowy licencyjnej, a po jej rozwiązaniu przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych lub roszczeń cywilnoprawnych, w zależności od tego, który z tych okresów nastąpi później.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli zachodzą ku temu podstawy prawne i faktyczne. Dostęp do danych jest możliwy:

1. drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
2. bezpośrednio w siedzibie ZAiKS lub właściwej Dyrekcji Okręgowej.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 00-193 Warszawa.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest zarówno wymogiem ustawowym, jak i umownym. Brak podania danych osobowych uniemożliwi ZAiKS zawarcie umowy licencyjnej, jak również wystawienie faktury VAT.