Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS dla laureatów nagród ZAiKS-u

W celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w związku przepisami normującymi postępowanie z danymi osobowymi, w tym obowiązku stosowania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO), poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem pani/pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON 000775184 („ZAiKS”).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, kontakt: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w następujących celach:

• obliczenie i przekazanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienie dokumentu PIT w związku z przyznaną nagrodą,
• podawanie do publicznej wiadomości informacji o laureatach nagród,
• prowadzenie dokumentacji w zakresie postępowania w sprawie przyznania nagrody.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

• w zakresie celu wskazanego w pkt. 2 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest pani/pana zgoda,
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 1 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa,
• w zakresie celu wskazanego w pkt. 3 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu archiwum twórczości i kultury, które ma za zadanie zachowanie informacji o twórcach, stworzonych przez nich utworach oraz o sposobie wykorzystywania twórczości. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na pani/pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważaniu interesów Pani/Pana i ZAiKS-u, stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na pani/pana prawa i wolności, a przetwarzanie to nie ingeruje zbytnio w pani/pana prywatność.

Komu ZAiKS będzie ujawniał Pani/Pana dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać pani/pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów, tzw. odbiorcom danych:

• organom podatkowym w związku z koniecznością obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT,
• kancelariom prawnym świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi prawne,
• podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi księgowe i audytorskie,
• podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym,
• operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS-u.
• podmiotom, z którym ZAiKS zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich udostępniania może być różny.

Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Dane osobowe będą przechowywane przez okres wygaśnięcia zobowiązań podatkowych. W celu prowadzenia dokumentacji w zakresie postępowania w sprawie przyznania nagrody pani/pana dane osobowe będą przechowywane bezterminowo.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma pani/pan prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych jest możliwy:

• drogą e-mail na adres dane.osobowe@zaiks.org.pl,
• bezpośrednio w siedzibie ZAiKS.

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez panią/pana danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych uniemożliwi wypłatę nagrody, jak również uniemożliwi wypełnianie obowiązków związanych z obliczeniem i przekazaniem należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT.

Czy istnieje możliwość wycofania udzielonej zgody na podawanie do publicznej wiadomości informacji o laureatach nagród?

Tak. Raz udzielona zgoda na podawanie do publicznej wiadomości informacji o laureatach nagród może być w każdej chwili wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na ważność przetwarzania danych osobowych, które nastąpiło przed jej wycofaniem.