RODO - Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS dla spadkobierców twórców

W celu wypełnienia ciążących na Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS obowiązków informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 15 czerwca 2018 roku o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, poniżej przedstawiamy informację na temat wykorzystywania przez ZAiKS państwa danych osobowych. Informacja ta jest przekazywana w oparciu o art. 13 RODO. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z niniejszą informacją.

Kto jest administratorem pani/pana danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Autorów ZAiKS z siedzibą w Warszawie, przy ul. Hipotecznej 2, 00-092 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, za numerem KRS 0000037327, NIP 525-15-71-004, REGON – 000775184 (ZAiKS).

Inspektor Ochrony Danych – Ewelina Zielska, kontakt: dane.osobowe@zaiks.org.pl.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w następujących celach:

  • wykonywanie i realizacja umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi zawartej pomiędzy panią/panem a ZAiKS-em;
  • udzielanie użytkownikom licencji na korzystanie z twórczości, do której jest pani/pan uprawniona/y;
  • ustalanie wysokości i dochodzenie należnego pani/panu wynagrodzenia oraz prowadzenie kontroli jego prawidłowego naliczania;
  • dochodzenie oraz zabezpieczanie roszczeń związanych z wykonywaniem umów licencyjnych, jak również z naruszaniem autorskich praw majątkowych, do których jest pani/pan uprawniona/y;
  • ustalanie zasad naliczania i wysokości oraz dochodzenie roszczeń, także z tytułu korzystania z utworów nie wymagającego pani/pana zgody w zakresie, w którym służy pani/panu jedynie prawo do wynagrodzenia oraz dochodzenia roszczeń informacyjnych związanych z tym korzystaniem;
  • dochodzenie opłat, pobranych przez uprawnione do tego organizacje, od importerów i producentów urządzeń umożliwiających kopiowanie egzemplarzy utworów dla własnego użytku osobistego oraz związanych z nimi nośników;
  • monitorowanie sposobu wykorzystywania autorskich praw majątkowych, do których jest pani/pan uprawniona/y;
  • rejestracja utworów, których autorem lub współautorem jest twórca, a do których obecnie jest pani/pan uprawniona/y;
  • obliczenie i przekazanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienie dokumentu PIT;
  • świadczenie na pani/pana rzecz usług związanych z zakwaterowaniem w Domach Pracy Twórczej należących do ZAiKS-u;
  • archiwizacja i prowadzenie dokumentacji w zakresie praw autorskich do twórczości, do których obecnie jest pani/pan uprawniona/y;
  • wypełnianie zadań nałożonych przez ustawę o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, w szczególności w zakresie informowania o repertuarze zarządzanym przez ZAiKS;
  • za pani/pana zgodą – celem przetwarzania danych osobowych jest również możliwość udostępniania pani/pana danych kontaktowych podmiotom zainteresowanym wykorzystaniem autorskich praw majątkowych, do których jest pani/pan uprawniona/y (w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie);
  • za pani/pana zgodą - celem przetwarzania danych osobowych jest możliwość udostępniania danych kontaktowych osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

ZAiKS przetwarza pani/pana dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

  • w zakresie celów wskazanych w pkt. 1-9 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest umowa o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi oraz obowiązki prawne ciążące na ZAiKS-ie wynikające z art. 51, 87, 89 i 120 ust. 3 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
  • w zakresie celu wskazanego w pkt. 10 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są świadczone przez ZAiKS usługi zakwaterowania;
  • w zakresie celu wskazanego w pkt. 11 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes ZAiKS-u (art. 6 ust. 1 pkt f RODO), polegający na prowadzeniu archiwum twórczości i kultury, które ma za zadanie zachowanie informacji o twórcach, stworzonych przez nich utworach oraz o sposobie wykorzystywania twórczości. ZAiKS dokonał oceny wpływu tego procesu przetwarzania na pani/pana prywatność, prawa i wolności. Po rozważeniu interesów pani/pana i ZAiKS-u, stowarzyszenie doszło do wniosku, że takie przetwarzanie nie wpływa negatywnie na pani/pana prawa i wolności, a przetwarzanie to nie ingeruje zbytnio w pani/pana prywatność;
  • w zakresie celu wskazanego w pkt. 12 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny ciążący na ZAiKS-ie wynikający z art. 51 ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi i prawami pokrewnymi;
  • w zakresie celu wskazanego w pkt. 13 i 14 powyżej podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest pani/pana zgoda.

Komu ZAiKS będzie ujawniał pani/pana dane osobowe?

ZAiKS może ujawniać pani/pana dane osobowe następującym kategoriom podmiotów (tzw. odbiorcom danych osobowych):

  • użytkownikom w związku z korzystaniem z twórczości – dla celów identyfikacji repertuaru zarządzanego przez ZAiKS;
  • organom podatkowym w związku z koniecznością obliczenia i przekazania należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT;
  • sądom i prokuraturom w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń związanych z bezumownym korzystaniem z twórczości;
  • kancelariom prawnym świadczącym usługi prawne na rzecz ZAiKS-u;
  • podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS – jedynie za pani/pana zgodą;
  • osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS – jedynie za pani/pana zgodą;
  • podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi księgowe i audytorskie;
  • podmiotom świadczącym na rzecz ZAiKS-u usługi związane ze wsparciem informatycznym i programistycznym;
  • operatorom pocztowym i tzw. firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do świadczenia przez te podmioty usług na rzecz ZAiKS-u;
  • podmiotom, z którymi ZAiKS zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych;
  • organizacjom zbiorowego zarządzania uczestniczącym w systemie zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi oraz innym podmiotom, które na zlecenie ZAiKS-u dokonują inkasa wynagrodzeń, w tym w szczególności innym organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi mającymi siedzibę w Polsce lub zagranicznym organizacjom zbiorowego zarządzania oraz organizacjom międzynarodowym zajmującym się ochroną praw i interesów uprawnionych (np. CISAC, GESAC).

Informujemy, że w zależności od odbiorcy danych osobowych, zakres ich ujawniania może być różny.

Przez jaki okres dane osobowe będą przechowywane?

Pani/pana dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania autorskich praw majątkowych, tj. przez 70 lat po śmierci twórcy, którego autorskie prawa majątkowe przysługują obecnie pani/panu. W celach archiwizacyjnych pani/pana dane osobowe będą przechowywane bezterminowo.

Czy mam prawo dostępu do swoich danych osobowych? Czy mogę je poprawić lub zaktualizować?

Tak. Ma pani/pan prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Ponadto, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Dostęp do danych jest możliwy:

Czy mam prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy mam prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS?

Tak, w każdej chwili ma pani/pan prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych podmiotom chcącym skorzystać z twórczości w zakresie wykraczającym poza zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi realizowane przez ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez Stowarzyszenie Autorów ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

Czy mam prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS?

Tak, w każdej chwili ma pani/pan prawo cofnąć zgodę na udostępnianie swoich danych osobowych osobom, których prawami autorskimi zarządza ZAiKS. Jednak przetwarzanie danych osobowych dokonane przez ZAiKS na podstawie zgody przed jej cofnięciem pozostaje legalne.

Czy podanie danych osobowych jest wymogiem umownym bądź ustawowym? Czy jestem zobowiązany do podawania danych osobowych i jakie są konsekwencje ich niepodania?

Podanie przez panią/pana danych osobowych jest zarówno wymogiem ustawowym, jak i umownym. Brak podania danych osobowych przez następcę prawnego uniemożliwi ZAiKS-owi realizację umowy o zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi, jak również uniemożliwi wypełnianie obowiązków związanych z obliczeniem i przekazaniem należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawienia dokumentu PIT.

#RODO