Szczegółowe zasady zgłaszania utworów

Na podstawie klauzuli zawartej w umowach, jakie podpisują autorzy powierzający Stowarzyszeniu Autorów ZAiKS ochronę i zarządzanie swą twórczością (Zobowiązanie organizacyjne, umowa Powierzenia praw do zbiorowego zarządzania), istnieje obowiązek zgłaszania wszystkich utworów stworzonych przez tych twórców. Klauzula ta dotyczy również umów zawieranych przez Stowarzyszenie z wydawcami muzycznymi. Obowiązek zgłaszania utworów gwarantuje autorom większą skuteczność sprawowania ochrony oraz racjonalność praktyki zbiorowego zarządzania ich prawami autorskimi. Organizacja zbiorowego zarządzania musi doskonale wiedzieć jakim pakietem utworowym zarządza. Bez zgłoszenia utworu niemożliwym staje się podział wynagrodzeń autorskich otrzymanych lub wyegzekwowanych od użytkowników.

W interesie autora leży terminowe zgłaszanie utworów. Tylko na podstawie dokumentów składanych przez twórców przy zgłaszaniu utworów, można dokonać prawidłowej identyfikacji utworów i właściwego podziału wynagrodzeń autorskich zainkasowanych przez ZAiKS na rzecz uprawnionych.

Podstawowymi dokumentami wymaganymi przy zgłoszeniu utworu są: formularz zgłoszeniowy oraz egzemplarz utworu. Dokumentacja musi być wypełniona czytelnie, a informacje zawarte w formularzu zgłoszeniowym oraz na egzemplarzu utworu muszą być identyczne.